Projekt einreichen

Wir möchten Sie bei der Projekteinreichung bestmöglich unterstützen.
Im Folgenden finden Sie alle relevanten Informationen sowie die einzelnen Schritte und Phasen des Projektverlaufes. Wir verweisen an dieser Stelle auf unsere "Checkliste für Projektinitiatoren" und unser "Projektstarterhandbuch"


Gerne beantworten wir Ihre Fragen auch persönlich. Bitte rufen Sie uns unter 06561 63-244 an oder senden Sie uns eine E-Mail an crowdfunding@volksbank-eifel.de

Wer darf ein Projekt einreichen?

Mitglieder von gemeinnützigen Vereinen und Institutionen können auf dieser Plattform Projekte einreichen. Aufgrund des regionalen Charakters müssen die angebotenen Projekte in Städten, Stadtteilen und Gemeinden des Geschäftsgebiets der Volksbank Eifel geplant sein.
Dieser regionale Bezug gilt auch für den Sitz der dahinter stehenden Organisationen.

Voraussetzung ist außerdem ein Konto des gemeinnützigen Vereins oder der Institution bei der Volksbank Eifel, das als Empfängerkonto für die Auszahlung der Projektsumme dient. Zudem muss eine Einverständniserklärung vom Vorstand des jeweiligen Vereins oder der Institution vorliegen, durch welche das geplante Projekt befürwortet wird.

Wie funktioniert das Einreichen?

Das Einreichen eines Projektes beginnt mit der Anfertigung einer aussagekräftigen und möglichst begeisternden Projektbeschreibung auf diesem Portal. Diese kann bis zum Start der Finanzierungsphase weiter optimiert werden. Die erste Projektbeschreibung ist nicht sofort online, sondern muss zunächst durch die Volksbank Eifel freigeschaltet werden.
Es wird geprüft, ob die Portalrichtlinien eingehalten wurden. Zudem ist vor der finalen Freischaltung ein Nachweis erforderlich, welcher sicherstellt, dass das Projekt von dem Verein oder der Institution unterstützt wird. Hierzu dient ein Formular, welches Sie sich während der Projekt-Erstellung herunterladen und ausdrucken können. Dieses ist vom jeweiligen Einreicher abzugeben.
Ein wesentlicher Bestandteil der Projektbeschreibung ist die Angabe einer realistischen Projektsumme. Diese sollte möglichst genau kalkuliert sein, damit das Projekt auch tatsächlich zu realisieren ist. Holen Sie sich, wenn nötig, Hilfe von Profis (z.B. Handwerker etc.), um hier nicht daneben zu liegen.

Erfüllt Ihr Projekt alle Kriterien und liegt eine Legitimation vor, erfolgt die Freischaltung und die Startphase beginnt.

Wie ist der Ablauf und welche Überlegungen sind dabei wichtig?

Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über den Projektablauf mit wichtigen Hinweisen und Hilfestellungen, wie Sie Ihr Projekt sicher und erfolgreich durch die einzelnen Phasen steuern.

Vorbereitungs- und Bearbeitungsphase

So bereiten Sie Ihr Konzept vor

Um ein Projekt erfolgreich vorzubereiten, müssen Sie im Vorfeld einige Überlegungen anstellen. Wichtig ist einerseits die Vorstellung und Präsentation Ihres Projekts und andererseits die Auswahl der Kommunikationskanäle, in denen Sie für Ihr Crowdfunding-Projekt werben wollen.

Vorherige Analyse

Analysieren Sie Ihr Netzwerk – Fans, Konsumenten, Freunde und Familie – und schätzen Sie ein, welches Budget potenziell erreicht werden kann. Zudem können Sie kalkulieren, welche Dankeschön zu welchen Beträgen für die jeweilige Zielgruppe angeboten werden können.

Abgleich mit anderen Projekten

Vergleichen Sie im Vorfeld andere Projekte und deren Struktur. Lassen Sie sich von guten Beispielen inspirieren und entwickeln Sie Ideen für Ihre eigene Projektdarstellung.

Projektinitiator anmelden

Registrieren Sie sich als Nutzer auf der Crowdfunding-Plattform. Klicken Sie hierfür oben rechts auf der Seite auf den orangen Button "Login". Sie erhalten anschließend eine E-Mail mit einem Bestätigungslink.

Projekt auf der Plattform registrieren

Um ein neues Projekt anzulegen, müssen Sie angemeldet sein. Klicken Sie auf „Projekte einreichen“ und anschließend auf „Neues Projekt anlegen“. Zunächst ist nur die Eingabe des Projekttitels und eines Projektkurznamens notwendig.

Einverständnis einholen

Informieren Sie den Vorstand Ihres Vereins/Ihrer Institution über Ihre Projektidee. Konnten Sie ihn für die Idee begeistern, lassen Sie sich sein Einverständnis schriftlich auf dem Legitimationsformular bestätigen und reichen Sie dies anschließend bei der Volksbank Eifel ein.

Ausarbeitung Ihrer Projektpräsentation

Ihre Projektpräsentation ist das Herzstück Ihres Projekts. Ohne eine ansprechende Präsentation wird Ihr Projekt kaum von der Community wahrgenommen. Fragen Sie sich selbst, was Sie an Ihrem Projekt am meisten begeistert – und stellen Sie diese Eigenschaften in den Mittelpunkt.

Nützliche Tipps

Halten Sie sich kurz und prägnant. Liefern Sie Hintergrundinformationen, machen Sie Angaben zu Ihrer Finanzierungssituation, beschreiben Sie genau, für welche Aktivitäten das gesammelte Geld verwendet wird. Ganz wichtig: Kommunizieren Sie persönlich und bleiben Sie authentisch – lassen Sie den User merken, dass Sie und Ihr Team voll hinter dem Projekt stehen.

Sobald Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt haben, können Sie den Wechsel in die Startphase beantragen.

Bitte beachten Sie, dass alle Projekte des laufenden Jahres spätestens am 01.12. die Finanzierungsphase beendet haben müssen.

Dankeschön

Dankeschön einpflegen

Pflegen Sie in der Projektanlage die „Dankeschön“ ein, die Sie Ihren Unterstützern zukommen lassen möchten.
Sie legen hier fest, ab welcher Funding-Höhe der Unterstützer dieses Dankeschön bekommt. Hier ist eine Staffelung je nach Höhe sinnvoll. Mit attraktiven Geschenken bewegen Sie den ein oder anderen Unterstützer vielleicht, etwas tiefer in die Tasche zu greifen. Dankeschöns sollten stets von ideeller Natur sein, denn sonst könnten steuerrechtliche Aspekte wirksam werden. Im Zweifelsfall fragen Sie Ihren Steuerberater.
Nach erfolgreicher Finanzierung Ihres Projektes, bedanken Sie sich bei Ihren Unterstützern und lassen Sie ihnen das ausgewählte Dankeschön zukommen.
Beispiele für ideelle Dankeschöns sind:
  • Foto der Schulklasse
  • Einladung zur Einweihung
  • Einladung zum Turnier
  • selbstgemaltes Bild der Kinder
  • Nennung des Namens auf der Spendentafel
  • Postkarte passend zum Projekt
  • Einladung zum Grillfest
  • gesungener Videogruß
Startphase

Feedback von der Community

Sobald Sie Ihre Projektpräsentation abgeschlossen haben, können Sie in die Startphase gehen. Ihr Projekt wird nach der Freischaltung auf der "Viele schaffen mehr"-Plattform veröffentlicht. Während der Startphase können Sie Ihre Präsentation weiterhin bearbeiten. Nutzen Sie das Feedback Ihrer Freunde, Bekannten und Verwandten, um Ihrer Präsentation den letzten Schliff zu verpassen.

Gewinnung von Fans

Sobald Sie die notwendige Anzahl von Fans für Ihr Projekt gewinnen konnten und alle erforderlichen Formalitäten erfüllt sind, können Sie den Statuswechsel beantragen. Die Volksbank Eifel prüft Ihren Antrag und schaltet Ihr Projekt für die Finanzierungsphase frei.

Die Anzahl an Fans hängt von Ihrer zu finanzierenden Projekthöhe ab, überlegen Sie daher genau, ob das Erreichen der Fananzahl möglich ist.

  • Projekte bis 1.000 € benötigen mindestens 20 Fans
  • 1.001 € - 2.500 € benötigen mindestens 25 Fans
  • 2.501 € - 5.000 € benötigen mindestens 50 Fans
  • 5.001 € - 7.500 € benötigen mindestens 75 Fans
  • über 7.501 € benötigen mindestens 100 Fans


Begrenzte Zeit

Bitte bedenken Sie, dass Sie maximal 14 Tage Zeit haben, um die erforderliche Anzahl an Fans zu sammeln. Sollte Ihr Projekt nicht die notwendige Fananzahl erreichen oder beantragen Sie keinen Statuswechsel, wird es automatisch beendet.

Die vorher festgelegte Projektsumme kann nach Freischaltung des Projekts nicht angepasst werden.

Sobald Sie die notwendige Anzahl an Fans erreicht haben und Ihre Projektpräsentation alle Voraussetzungen erfüllt, können Sie den Wechsel in die Finanzierungsphase beantragen.


Tipp: Warten Sie mit großen Kommunikations- oder Marketingaktionen bis zur Finanzierungsphase, da Sie anderenfalls Gefahr laufen, bis zur Finanzierungsphase an Aufmerksamkeit zu verlieren.

Finanzierungsphase

Aktivieren Sie Ihre Community!

Nach der Startphase werden Sie für die Finanzierungsphase freigeschaltet. Jetzt kann die Community Ihr Projekt finanziell unterstützen. Es ist nun an der Zeit, Ihre geplanten Kommunikations- und Marketingmaßnahmen über Ihr Crowdfunding-Projekt in allen Kanälen durchzuführen. Informieren Sie Ihre Fans und Unterstützer über den Fortschritt Ihres Projekts über den Projektblog auf Ihrer Projektseite. Fügen Sie Updates und Neuigkeiten hinzu – kommunizieren Sie regelmäßig über den neuesten Stand!

Über das Projekt kommunizieren

  • Informieren Sie alle Mitglieder, Förderer, Freunde und Bekannte mündlich.
  • Schreiben Sie eine E-Mail oder WhatsApp an alle Vereinsmitglieder, Förderer, Freunde und Bekannte.
  • Berichten Sie auf der Startseite Ihrer Internetseite und verlinken Sie auf die Crowdfunding-Seite.
  • Berichten Sie auf der Mitgliederversammlung Ihrer Einrichtung.
  • Posten Sie den Link, der auf Ihre Crowdfunding-Seite führt, in den sozialen Medien.
  • Verfassen Sie einen Bericht für die Vereinszeitschrift.
  • Drucken Sie Flyer und Plakate, die Sie in der Region aushängen (z. B. Vereinsheim, Vereinshalle, Schwarzes Brett, lokaler Bäcker, Supermarkt).
  • Binden Sie die lokale Presse ein. Versenden Sie beispielsweise eine Pressemitteilung an das Gemeindeblatt.

Tipp: Nutzen Sie die gebotene Möglichkeit auf der Crowdfunding-Plattform, einen Flyer zu generieren. Dieser übernimmt automatisch die Informationen und Bilder aus Ihrer Projektbeschreibung, Sie benötigen also weder weitere Bilder oder Informationen, noch ein Grafikprogramm. Die Flyer können Sie produzieren lassen (z. B. Online-Druckerei) oder selbst ausdrucken.

Einbindung von Sponsoren

Sie haben auch die Möglichkeit, bereits vorhandene Geldgeber auf der Projektseite mit einzubinden. Hierfür sind individuelle Felder vorgesehen. Vergessen Sie nicht, Ihre Sponsoren ebenfalls an der Projektkommunikation teilhaben zu lassen.

Veränderungen sind begrenzt möglich

In der Finanzierungsphase können Sie Ihre Projektdarstellung nur noch begrenzt verändern. Bilder- und Videoaustausch sowie das Einfügen weiterer Dankeschön ist möglich – alle weiteren Einstellungen sind gesperrt. Inhaltliche Änderungen können Sie über Projekt-Updates kommunizieren.

Co-Funding der Volksbank Eifel eG

Regionale Projekte zu fördern ist uns wichtig! Deswegen unterstützt die Volksbank Eifel eG alle Crowdfunding-Projekte durch einen Spendentopf, der zum Start mit 45.000 Euro gefüllt ist.

Die Volksbank Eifel eG verdoppelt jede Spende durch eine Zu-Spende (Co-Funding) bis zu einem Betrag von max. 50 € unter folgenden Voraussetzungen:

  • Jeder Unterstützer kann für ein Projekt insgesamt maximal 50€ an Zu-Spende generieren.
  • Der Unterstützer trägt seine Spende selbstständig auf der Crowdfunding-Plattform ein.

Hinweis:

  • Das Co-Funding wird bis zum Erreichen der eingestellten Zielsumme gutgeschrieben.
  • Bei missbräuchlicher Nutzung des Spendenportals behält sich die Volksbank Eifel eG vor, Rückbuchungen vorzunehmen bzw. das Projekt vollständig abzubrechen.
  • Ist der Spendentopf leer, kann dieser wieder aufgefüllt werden, es besteht aber kein Anspruch seitens der Einrichtung darauf. Projektspenden können auch bei einem leeren Spendentopf vorgenommen werden.
Kampagnenende

Erfolg oder Scheitern

Nach Ablauf der vorher festgelegten Frist steht fest, ob Ihr Crowdfunding erfolgreich war oder nicht. Haben Sie das 100 %-Finanzierungsziel erreicht, übersenden wir Ihnen den Reinertragsnachweis in Höhe des Co-Fundings. Nach Rückgabe dieses Nachweises an die Volksbank Eifel eG, wird dem Verein der beim Crowdfunding erreichte Betrag überwiesen.
Sie können jetzt mit der Umsetzung Ihrer Idee beginnen. Herzlichen Glückwunsch!

Die Kommunikation geht weiter

  • Informieren Sie den Vorstand und alle Beteiligten über den Finanzierungserfolg, der mit Hilfe der Volksbank Eifel eG zustande gekommen ist.
  • Informieren Sie alle Fans und Unterstützer über den Finanzierungserfolg, der mit Hilfe der Volksbank Eifel eG zustande gekommen ist.
  • Sie informieren die lokale Presse über den Finanzierungserfolg, der mit Hilfe der Volksbank Eifel eG zustande gekommen ist.
  • Versenden Sie alle Dankeschöns und Spendenbescheinigungen. Dafür erhalten Sie Zugang zu einer Excel-Liste mit den Daten Ihrer Unterstützer.
  • Ihre Einrichtung setzt das Projekt zeitnah um.
  • Schreiben Sie weiterhin Updates auf Ihrem Projektblog, um die Community auf dem Laufenden zu halten.

Funding-Ziel nicht erreicht
Kamen nicht genug Spenden zusammen, um Ihr Finanzierungsziel zu erreichen, gilt Ihr Projekt leider als gescheitert. Die Folge ist, dass alle gesammelten Spendengelder durch die Volksbank Eifel eG zurück an die Unterstützer überwiesen werden.

Tipp: So weit sollte es nicht kommen! Deshalb ist es wichtig, Ihr Projekt zu bewerben und den Finanzierungsfortschritt im Auge zu behalten.

 

Detaillierte Checkliste für Projektinitiatoren

Die Checkliste lenkt Sie detailliert durch alle Phasen und Schritte des Projekts und veranschaulicht zum einen die nötigen Voraussetzungen und gibt zum anderen nützliche Tipps und Hinweise.


Hier können Sie die Checkliste als PDF downloaden und ausdrucken.